この記事では、
紙での保存が義務付けられている
帳簿や書類を電子データなどで
保存するときの「電子帳簿保存法」
について解説していきます。
電子帳簿保存法とは何か？
なぜ必要なのか？
誰が対象か？
どういったことが義務化になったのか？
何をしないといけないのか？
などなど分からない方も多いかと思います。
2022年1月から法改正されたりなど
最新の変更などもあります。
早い段階から帳簿や書類の管理など
適切にスムーズに出来るように
理解していきましょう。
電子帳簿保存法とは？
また、
税法上は保存が
義務付けられていない電子取引に関して
データでの保存義務を定める
というものになります。
電子帳簿保存法の対象となるもの
- 国税関係帳簿
- 国税関係書類
- 電子取引
の3種類が対象になります。
電子帳簿保存法の区分
- 電子帳簿保存
- スキャナ保存
- 電子取引
の3つに分けられます。
電子帳簿保存
電子帳簿保存できるものは…
国税関係帳簿
国税関係帳簿は
会社の取引やお金の流れを記録したもので、
- 仕訳帳
- 総勘定元帳
- 売掛帳
- 買掛帳
- 現金出納帳
- 固定資産台帳
国税関係書類
国税関係書類は
会社の日々の取引や決算に必要な書類で、
決算関係書類
- 賃貸貸借表
- 損益計算書
- 試算表
- 棚卸表
取引関係書類
(1)自己発行の写し
- 請求書(控)
- 見積書(控)
- 納品書(控)
- 注文書(控)
- 領収書(控)
スキャナ保存
スキャナ保存できるものは…
国税関係書類
取引関係書類
(1)自己発行の写し
- 請求書(控)
- 見積書(控)
- 納品書(控)
- 注文書(控)
- 領収書(控)
取引関係書類
(２)相手先から受領
- 請求書
- 見積書
- 納品書
- 注文書
- 領収書
電子データ保存
クラウドサービスによる授受
- EDI取引
- 電子契約
- メールデータ
- WEB請求書
- WEB領収書
- FAX
- サイト上での取引など
2022年の法改正での変更点
2005年頃から
様々な法改正がされています。
そのなかでも2022年に法改正
されたので見ていきましょう。
事前承認制度の廃止
これまで国税関係の帳簿書類、
スキャナ保存に関しては、
電磁的記録で保存する場合、
税務署長の承認が必要でしたが
改正により
事前承認制度自体が廃止されました。
タイムスタンプ要件緩和
スキャナ保存をするときに
これまで「受領者が自署」した上で
「3営業日以内にタイムスタンプ付与」が
必要でしたが、
「自署不要」と電子データへの
タイムスタンプの付与期間が、
「最長約2カ月と概ね7営業日以内」に
変更されました。
検索要件の緩和
国税関係帳簿・書類の電子データ保存
スキャナ保存の検索要件については、
「取引年月日」「取引金額」「取引先」の
3項目に緩和されました。
スキャナ保存・電子取引の罰則強化
スキャナ保存、電子取引に関しては、
事前承認が廃止されることから
税務処理上の不備があった場合の
ペナルティーが重くなります。
隠蔽・偽装など悪用があった場合、
申告漏れに課される重加算税が
10％加重されます。
電子取引の電子データ保存の義務化
データで授受した
電子取引の取引情報に関わる
電磁的記録において、
紙に出力しての保存が原則不可になります。
受領した書類データには
タイムスタンプを付与し、
要件を満たした状態で保存する必要
があります。
など、法改正により
紙ベースからデータベースに
徐々に移行してきています。
まとめ
以前までは全て紙での保存が
義務付けられていましたが、
経済社会のデジタル化が進むにつれて
電子化に移行しつつあります。
2022年から法改正されたりと
まだまだ改正が多くなっていく
事が考えられますので、
最新の情報をしっかりと
理解しておく必要性があります。
電子データの保存要件など
その書類によってすべきことが
違ってきますので、
確認しながら管理していきましょう。
