仕事で出張に行くことってありますよね。
出張に行く際に、
交通費や宿泊費など
様々な費用がかかります。
この記事では、
出張をする際の出張費の扱いを
明確にするために必要な
「出張旅費規程」に関して
解説していきます。
出張旅費規程を作成することで
支払い側も受け取る側も
節税効果があったりなど
様々なメリットもありますので
そこも一緒に解説していきます。
出張旅費規程とは
出張旅費規程は
法人成りをした会社のみが作成でき、
各会社がそれぞれ必要に応じで作成します。
この出張旅費規程に関しては
作成義務が無いですが、
作成することで節税にもなりますし、
管理もしやすくなります。
出張旅費規程:メリット
出張旅費規程を作るメリットは
主に3つあります。
出張旅費規程を作成していないと、
社員が出張に行く毎に、
宿泊費や交通費などを社員から集め
出張経費を精算するので手間がかかります。
出張旅費規程を作成する時に、
- 宿泊代は○○円まで
- 交通費は○○円まで
といった定額支給を決めておくことで
会社側は定額を支払えばいいだけなので
1つ1つ調べて処理をする必要が無く
処理の手間が省けます。
出張旅費規程を作成していないと、
出張手当は給与として扱われるため、
損金算入されない課税所得としての
処理となり税金がかかります。
出張旅費規程を作成する際に
出張手当について規定することで
給与ではなく「経費」として
損金算入されるため非課税になります。
【会社側】
消費税、法人税、住民税
⇒節税になります
【社員側】
所得税、住民税
⇒納税額が低くなります
出張旅費規程を作成することで、
金額の上限が決まっていることから
宿泊場所や交通費など
規定に基づいて決めればいいので
手配がしやすくなります。
出張旅費規程:デメリット
出張旅費規程ですが、
メリットがいくつかある分
デメリットもあります。
出張旅費規程を作成していなければ
役員だけなど限定して、出張手当を
支給することが出来ましたが、
出張旅費規程を作成することで
全従業員が対象になることから
全体の支出が増える可能性があります。
出張旅費規程で決められた支給額が
適正額より多いと指摘された場合は、
課税所得として扱われ
超過分が損金算入できなくなる可能性
もあります。
出張旅費規程の決め方
出張旅費規程を作成する前に
大事なのは、
出張旅費規程は全ての社員が対象
であることです。
できませんが、様々な手当の金額は
役職により差をつけることは出来ます。
出張旅費規程の作成手順
[例]
この規程は、
就業規則(以下「規則」という。)
第●条の規定に基づき社員が業務のため
出張する場合の手続および
旅費に関して定める。
[例]
この規程は、
規則第●条に定める
社員について適用する。
パートタイマー等就業形態が
特殊な勤務に従事する者については
適用しない。
[例]
出張とは、就業規則
第○条第○項に基づき、
通常勤務地または自宅を起点として
目的地までの距離が
片道100km以上の場所に移動し、
職務を遂行するものをいう。
[例]
日帰り出張
日帰り出張とは、
片道100km以上の距離であるか、
または片道2時間以上を要する
地域への出張であり、
早期出発して業務に従事し
当日中に帰着することが可能なものとする。
[例]
宿泊出張
宿泊出張とは、
日帰り出張以外の地域への出張をいう。
出張旅費規程の費用を決める
[例]
交通費は、
次の区分によって定額を支給する。
- 鉄道料金
- 船舶料金
- 航空料金
- その他の交通料金
レンタカーの利用は
原則として認めないが、
所属長の承認を受けたときは
この限りではない。この場合、
レンタカー代の実費を支給する。
[例]
出張による1泊当り
宿泊費の限度額は次のとおりとする。
- 一般社員 8,000円
- マネージャー 9,000円
- 部長 10,000円
[例]
日当は1日につき次に定める金額とし、
出発の日から帰着の日までの
日数によって計算する。
- 一般社員 2,000円
- マネージャー 2,500円
- 部長 3,000円
などなど他にも会社によって
項目が変わってきます。
後は、急な病気や事故など
想定外の事が起きたときの
対応を記載しておくこともおすすめです。
ネットで検索すると出張旅費規程の
サンプルなどもありますので
調べてみるのも良いかと思います。
出張旅費規程作成の注意点
出張旅費規程を作成するにあたり
注意点 があります。
・全社員を対象にすること
・想定外の事態にも対応できるようにする
・支給金額の妥当性
上記を踏まえて作成するようにしましょう。
作成後は労働基準監督署へ
届出が必要になります。
税務署への証拠書類として
出張へ行った際は
出張報告書を作成し、
現地の業務など
保管しておきましょう。
まとめ
![](https://cpa-online.info/wp-content/uploads/2022/10/24492999_s.jpg)
出張旅費規程は、
法人成りをした会社のみが作成できます。
出張が多い会社にとっては
節税効果があることから
とても大切なものになります。
細かい項目や金額を
適切にしっかりと決めることで
節税対策や事務処理の手間が省けたりと
メリットもたくさんあります。
しかし、
対象が従業員全員になることや
税務調査において
適正額と判断されない場合は
課税所得として扱われる可能性も
ありますので注意が必要です。
会社全体の出張の頻度などを考え
出張旅費規程を作成するようにしましょう。