仕事で出張に行くことってありますよね。
出張に行く際に、
交通費や宿泊費など
様々な費用がかかります。
この記事では、
出張をする際の出張費の扱いを
明確にするために必要な
「出張旅費規程」に関して
解説していきます。
出張旅費規程を作成することで
支払い側も受け取る側も
節税効果があったりなど
様々なメリットもありますので
そこも一緒に解説していきます。
出張旅費規程とは
出張旅費規程は
法人成りをした会社のみが作成でき、
各会社がそれぞれ必要に応じで作成します。
この出張旅費規程に関しては
作成義務が無いですが、
作成することで節税にもなりますし、
管理もしやすくなります。
出張旅費規程：メリット
出張旅費規程を作るメリットは
主に３つあります。
事務処理の手間削減
出張旅費規程を作成していないと、
社員が出張に行く毎に、
宿泊費や交通費などを社員から集め
出張経費を精算するので手間がかかります。
出張旅費規程を作成する時に、
- 宿泊代は○○円まで
- 交通費は○○円まで
といった定額支給を決めておくことで
会社側は定額を支払えばいいだけなので
１つ１つ調べて処理をする必要が無く
処理の手間が省けます。
節税効果がある
出張旅費規程を作成していないと、
出張手当は給与として扱われるため、
損金算入されない課税所得としての
処理となり税金がかかります。
出張旅費規程を作成する際に
出張手当について規定することで
給与ではなく「経費」として
損金算入されるため非課税になります。
【会社側】
消費税、法人税、住民税
⇒節税になります
【社員側】
所得税、住民税
⇒納税額が低くなります
出張手配がしやすくなる
出張旅費規程を作成することで、
金額の上限が決まっていることから
宿泊場所や交通費など
規定に基づいて決めればいいので
手配がしやすくなります。
出張旅費規程：デメリット
出張旅費規程ですが、
メリットがいくつかある分
デメリットもあります。
支出が多くなる可能性
出張旅費規程を作成していなければ
役員だけなど限定して、出張手当を
支給することが出来ましたが、
出張旅費規程を作成することで
全従業員が対象になることから
全体の支出が増える可能性があります。
課税所得として扱われる可能性
出張旅費規程で決められた支給額が
適正額より多いと指摘された場合は、
課税所得として扱われ
超過分が損金算入できなくなる可能性
もあります。
出張旅費規程の決め方
出張旅費規程を作成する前に
大事なのは、
出張旅費規程は全ての社員が対象
であることです。
役員のみ対象とすることは
できませんが、様々な手当の金額は
役職により差をつけることは出来ます。
出張旅費規程の作成手順
目的を規定する
[例]
この規程は、
就業規則（以下「規則」という。）
第●条の規定に基づき社員が業務のため
出張する場合の手続および
旅費に関して定める。
適用範囲をきめる
[例]
この規程は、
規則第●条に定める
社員について適用する。
パートタイマー等就業形態が
特殊な勤務に従事する者については
適用しない。
出張の定義を決める
[例]
出張とは、就業規則
第○条第○項に基づき、
通常勤務地または自宅を起点として
目的地までの距離が
片道１００ｋｍ以上の場所に移動し、
職務を遂行するものをいう。
出張の区分を決める
[例]
日帰り出張
日帰り出張とは、
片道１００ｋｍ以上の距離であるか、
または片道２時間以上を要する
地域への出張であり、
早期出発して業務に従事し
当日中に帰着することが可能なものとする。
[例]
宿泊出張
宿泊出張とは、
日帰り出張以外の地域への出張をいう。
出張旅費規程の費用を決める
交通費について決める
[例]
交通費は、
次の区分によって定額を支給する。
- 鉄道料金
- 船舶料金
- 航空料金
- その他の交通料金
レンタカーの利用は
原則として認めないが、
所属長の承認を受けたときは
この限りではない。この場合、
レンタカー代の実費を支給する。
宿泊費について決める
[例]
出張による１泊当り
宿泊費の限度額は次のとおりとする。
- 一般社員 8,000円
- マネージャー 9,000円
- 部長 10,000円
日当の区切りについて決める
[例]
日当は１日につき次に定める金額とし、
出発の日から帰着の日までの
日数によって計算する。
- 一般社員 2,000円
- マネージャー 2,500円
- 部長 3,000円
などなど他にも会社によって
項目が変わってきます。
後は、急な病気や事故など
想定外の事が起きたときの
対応を記載しておくこともおすすめです。
ネットで検索すると出張旅費規程の
サンプルなどもありますので
調べてみるのも良いかと思います。
出張旅費規程作成の注意点
出張旅費規程を作成するにあたり
注意点があります。
・全社員を対象にすること
・想定外の事態にも対応できるようにする
・支給金額の妥当性
上記を踏まえて作成するようにしましょう。
作成後は労働基準監督署へ
届出が必要になります。
税務署への証拠書類として
出張へ行った際は
出張報告書を作成し、
現地の業務など
保管しておきましょう。
まとめ
出張旅費規程は、
法人成りをした会社のみが作成できます。
出張が多い会社にとっては
節税効果があることから
とても大切なものになります。
細かい項目や金額を
適切にしっかりと決めることで
節税対策や事務処理の手間が省けたりと
メリットもたくさんあります。
しかし、
対象が従業員全員になることや
税務調査において
適正額と判断されない場合は
課税所得として扱われる可能性も
ありますので注意が必要です。
会社全体の出張の頻度などを考え
出張旅費規程を作成するようにしましょう。
